Jeden měsíc se daří a druhý přemýšlíte, kde vzít peníze na výplaty a faktury. Poznáváte se? Ne vždy je nejlepší řešení půjčka, i když v řízení firemních financí mají úvěry své místo. Začněte řídit cash flow a poznejte finanční zdraví své firmy. Pro majitele malých podniků je to často výzva, ale právě cash flow může rozhodnout o úspěchu či neúspěchu vašeho podnikání. Naučte se, jak ho ovládnout pomocí osvědčených kroků, nástrojů a tipů.
Co je cash flow a proč ho řešit?
Cash flow vyjadřuje tok peněz do a z vaší firmy během určitého období. Pomůže vám zjistit, jestli máte dostatek prostředků na pokrytí plateb, které vás čekají. V podstatě se jedná o proces sledování a řízení příjmů a výdajů tak, abyste vyšli s penězi.
Cash flow se zaměřuje na skutečný tok peněz (tzn. reálné pohyby a stav hotovosti na firemním účtu). Zisk oproti tomu počítáme jako rozdíl mezi tržbami a náklady (tzn. jde o peníze „na papíře“ na základě faktur). Zásadní rozdíl je, že zatímco vystavením faktury jste účetně dosáhli zisku, z hlediska cash flow (a reality) nemáte ani korunu, dokud odběratel fakturu nezaplatí. A právě tento rozdíl může způsobit problémy.
Proč je cash flow důležité?
- Finanční stabilita: Dobře řízené cash flow zajišťuje, že můžete plánovat výdaje a investice do rozvoje firmy, aniž byste riskovali, že vám dojde hotovost. Budete znát odpověď na věčnou otázku: Kolik máme / budeme mít peněz za týden / měsíc / půl roku?
- Prevence problémů: Firmy s nedostatečně řízeným cash flow často čelí problémům s likviditou, což může vést k neschopnosti platit včas, a tím i ke ztrátě důvěry dodavatelů, zákazníků a zaměstnanců.
- Větší klid: Díky sledování cash flow dokážete rychle reagovat a připravit se na změny na trhu nebo v podnikání.
Příklad: Představte si, že vaše firma má výrazně více objednávek v určitém období, třeba před Vánoci. Pokud nesledujete cash flow, můžete se stát, že najednou zjistíte, že nemáte dost peněz na nákup materiálu nebo mzdy zaměstnanců, což může ohrozit včasné dodání vánočních dárků. Co by na to řekli zákazníci? Řízení cash flow vám pomůže se takové situaci vyhnout.
Caflou – aplikace pro řízení cash flow
Cash flow dělíme na tři základní složky, které dohromady poskytují obrázek o finančním zdraví a výkonnosti firmy:
- Provozní cash flow (Operating Cash Flow) se týká peněžních toků, které vznikají z hlavní činnosti vaší firmy. Patří sem příjmy a výdaje z běžných obchodních aktivit, jako jsou prodeje výrobků nebo služeb, platby dodavatelům, výplaty zaměstnancům a další. Řekne vám, jak efektivně generujete hotovost ze své hlavní činnosti.
- Investiční cash flow (Investing Cash Flow) obsahuje peněžní toky spojené s nákupem a prodejem dlouhodobého majetku. Patří sem investice do nemovitostí, strojů, vybavení a také příjmy z prodeje těchto aktiv. Poskytuje přehled o tom, jak investujete své peníze do růstu a rozvoje.
- Finanční cash flow (Financing Cash Flow) zahrnuje peněžní toky spojené s financováním firmy. Patří sem například splátky půjček, úvěrů nebo výplaty dividend z vydaných dluhopisů. Ukazuje, jak získáváte a využíváte peníze.
Tipy, jak řídit cash flow (+ praktické příklady)
Začněte tím, že budete sledovat své příjmy a výdaje. Nastavte si týdenní rutinu, kdy se podíváte na své finanční toky. Můžete si vytvořit tabulku v Excelu nebo využít specializované aplikace pro řízení cash flow, které tento proces automatizují a poskytnou vám vizualizaci – o možnostech nástrojů si řekneme více níže v článku.
Základem řízení cash flow je plán. Vytvořte si pláne očekávaných příjmů a výdajů včetně termínů plateb/inkasa. Pravidelně ho aktualizujte s ohledem na nové zakázky, změny a další faktory.
Příklad:
- IT firma do příjmů v rámci cash flow zahrne např. opakované příjmy za konzultační služby pro stávající klienty, příjmy za prodej softwaru nebo hodnotu naplánovaných budoucích zakázek. Do výdajů zahrne mzdy zaměstnanců, platby dodavatelům, provozní výdaje (kanceláře, energie, internet…) a výdaje za marketing.
Pro plánování a rozhodování je potřeba umět předpovědět budoucí cash flow. Víte, kdy vám budou chybět peníze a kdy naopak můžete investovat přebytečnou hotovost? Namodelujte si různé scénáře a připravte se na případné finanční výkyvy včas.
Příklad:
- Firma zabývající se zakázkovou výrobou v plánu cash flow zohledňuje sezónní poptávku po svých produktech. Před Vánoci opakovaně roste počet objednávek personalizovaných výrobků – proto dopředu plánuje vyšší produkci a nábor sezónních pracovníků. V měsících mimo svátky se pak zaměřuje na optimalizaci zásob, aby minimalizovala náklady na skladování a zabránila vázání kapitálu.
Mezi běžné chyby v řízení cash flow patří příliš optimistické předpovědi příjmů a podceňování výdajů. Pravidelně kontrolujte své výdaje a hledejte způsoby, jak je snížit. Také se pracujte na vyjednávání podmínek s dodavateli – cash flow vylepší například delší splatnost faktur nebo úhrada předem.
Abyste dokázali rychle odhalit potenciální problémy a přijmout opatření k nápravě, vyberte klíčové ukazatele (KPI), které budete dlouhodobě sledovat. Může to být například čistá marže, doba obratu pohledávek, EBITDA apod.
Příklad:
- Architektonické studio při analýze cash flow zjistilo, že se prodlužuje doba obratu pohledávek, takže se zaměří na efektivnější vymáhání plateb od klientů. Zavede systém připomínek splatnosti faktur a nabídne slevy za platbu předem.
Doporučujeme vybudovat také finanční rezervu, která vám poskytne čas a flexibilitu při řešení nečekaných finančních situací. Rezerva by však neměla být přehnaně velká, ať vám na účtu neleží hromada nevyužitých peněz – k růstu firmy přispívají investice do rozvoje.
Pro překlenutí krátkodobých finančních problémů můžete zvážit půjčku, která vás ve výsledku může stát méně než poškození pověsti. Při výběru půjčky zhodnoťte úrokové sazby, splatnost a celkové náklady (RPSN).
Příklad:
- Marketingová agentura nečekaně přišla o klíčového klienta. Nemá však finanční rezervu, takže si vezme krátkodobou půjčku na zaplacení provozních nákladů a mezitím si najde nového zákazníka. Do budoucna se poučí – připraví si rezervu a s klienty uzavře smlouvu, která ji bude lépe chránit (např. zahrne výpovědní dobu).
Caflou – aplikace pro sledování cash flow
Chytré nástroje pro řízení cash flow
Pokud nechcete každý měsíc trávit hodiny nad Excelem, pořiďte si aplikaci pro řízení cash flow, která vám umožní sledovat a řídit finanční toky. Při výběru se zaměřte na tyto funkce:
- Podrobné členění. Ujistěte se, že v nástroji můžete cash flow analyzovat do hloubky, například podle klientů, dodavatelů nebo zakázek.
- Predikce. Díky kvalitnímu forecastingu můžete předvídat budoucí finanční toky včetně odvodů a vratek DPH, a připravit se tak na různé scénáře.
- Automatizace. Pomohou vám s vystavováním a správou faktur, sledováním plateb a připomínáním splatností.
- Integrace s bankou. V aplikaci propojené s bankovním účtem sledujete platby, inkasa a zůstatky na účtech bez ručního zadávání nebo importů a exportů.
Menší podnikatelé často sahají po all-in-one manažerských aplikacích, jako je například české Caflou. S Caflou můžete snadno sledovat příjmy i výdaje a máte po ruce reporty, které vám pomohou lépe rozumět finanční situaci i tomu, jak se bude v budoucnu vyvíjet. Kromě cash flow a funkcí výše navíc pokrývá i další aspekty řízení firmy – na jednom místě spravujete jak finance, tak projekty, komunikaci v týmu a vztahy se zákazníky.